Hoe kun je veilig printen en scannen op jouw werkplek?

Voorkom een datalek

Niemand zit te wachten op een datalek. Maar wat veel organisaties niet weten, is dat ze met enkele simpele functies en software van PaperCut in de printomgeving kunnen bijdragen aan het voorkomen van een datalek. Daarom vinden wij het hoog tijd om je daarover wat meer te vertellen. Na het lezen van deze blog weet je in hoeverre jij al optimaal gebruik maakt van de beveiligingsfuncties van jouw printer of multifunctional.

Printers hebben een grote ontwikkeling doorgemaakt. Ooit waren het op zichzelf staande machines, nu zijn het multifunctionele netwerkprinters (MFP’s) met moderne besturingssystemen. IT-collega’s hebben er hun handen vol aan om de kerninfrastructuur zoals servers, databases en desktops te beschermen tegen malware en hackers. MFP’s vormen een zwakke plek in de cybersecurity van veel organisaties. Dit is een groot risico.

We onderscheiden drie niveaus voor veilig printen en scannen; basis, middelhoog en hoog. Samen moeten deze maatregelen het onbevoegden zo moeilijk mogelijk maken om via jouw MFP’s toegang tot je bedrijfsnetwerken te krijgen en wanneer zij daar toch in slagen, om criminele activiteiten te ondermijnen.

1. Beveiliging van printers op basisniveau

Onze nieuwe printers hebben meestal al ingebouwde basis beveiligingsfuncties voor gegevensbescherming. Deze beveiligingsmaatregelen vormen een goede basis:

• Het standaardwachtwoord van de administrator wijzigen als je een nieuwe printer krijgt
• Verificatiemethode instellen
• Overbodige protocollen uitschakelen/bepaalde communicatiepoorten vergrendelen
• Beveiligde communicatieprotocollen instellen
• Bedieningspaneel vergrendelen
• USB-poortfuncties en optionele interfaces uitschakelen
• Beperkingen voor e-mail/scannen/verzenden instellen
• Data verwijderen van printers die je weg doet

2. Security van printers op middelhoog niveau

Ook in verband met compliant zijn aan de AVG, het juist verwerken van persoonsgegevens, kan het noodzakelijk zijn de beveiliging op te schroeven. Welke toepassing van aanvullende, verbeterde methoden voor gegevensbescherming kun je inzetten als je een stap verder wilt gaan? Deze optionele beveiligingsmaatregelen voor je informatiebeveiliging gaan een stap verder:

• HDD/SSD-gegevensbescherming inschakelen
• ID-kaart/RFID-toegang implementeren
• Taakopslag beschermen
• Beveiligd & privé afdrukken
• Kopieerbeveiliging inschakelen door tekst-/Batesstempel & watermerken

3. Cyberveiligheid van printers op hoog niveau

Wil je jouw printers op het hoogste niveau beveiligen? Denk dan aan manieren om de machine op netwerkniveau te beveiligen met behulp van extra hardware zoals firewalls en het gebruik van software-oplossingen voor afdrukbeheer zoals MyQ of PaperCut.

Het gebruik van oplossingen voor afdrukbeheer heeft een aantal voordelen:

• Afdrukken worden gemaakt wanneer de gebruiker bij de machine staat
• Er wordt geen informatie vastgehouden op de machine
• Gebruikersrechten kunnen worden beperkt
• Afdrukkosten zijn lager
• De machine is beter beveiligd

Advies

Heb jij jouw MFP’s al opgenomen in jullie strategie voor netwerk- en informatiebeveiliging? Bescherm je gevoelige informatie tegen cybercriminelen en andere kwaadwillende partijen, om te beginnen met de eenvoudigste stappen en zo nodig vervolgens met de hierboven genoemde geavanceerde maatregelen.

We geven je graag advies over de beste oplossing voor veilig printen en scannen op jouw werkplek.

Tip: het is mogelijk om PaperCut een maand zelf gratis te proberen. Neem contact met ons op.

> Ontdek PaperCut

> Tips voor veilig werken in de cloud